Technologická praxe: Definujte nákupní strategii

https://www.gov.uk/guidance/define-your-purchasing-strategy

Vodítka

Definujte strategii řízení nákupů

Z vaší strategie nákupu musí být zřejmé, že jste zohlednili jak komerční a technologické aspekty, tak i smluvní omezení.

Zveřejněno 6. listopadu 2017

Převzato:

Government Digital Service

Obsah

Pro splnění bodu 11 Pravidel správné technologické praxe musí být z vašeho plánu a designu zřejmá vaše strategie nákupu i to, jak jsou vámi uzavírané smlouvy v souladu s vládními pravidly a doporučeními platnými ve státní a veřejné správě.

To vše budete muset vysvětlit v rámci procesu kontroly výdajů.

Jak definice nákupní strategie pomůže vašemu projektu

Váš projekt či program v oblasti technologií získá, pokud dokážete:

využít konkurenceschopné a inovativní komerční produkty a příležitosti;
dosáhnout dlouhodobé finanční úspory;
lépe vyjednávat s dodavateli;
uplatnit obchodní přístup podporující desagregaci smluv;
úspěšně odstupovat od smluv a zajistit, aby vám stávající dodavatel předal všechny relevantní informace, znalosti a kapacity;

Nákupní strategie vám také:

pomůže s přechodem na cloudové služby, komoditní a sdílené služby technologie;
pomůže ke kratším, lépe řiditelným smlouvám se snadnějším procesem obnovení smlouvy;
zpřehlední stav smlouvy, rizika a případné problémy či otevřené otázky.

Obchodní přístup

Z vaší nákupní strategie musí být zřejmé, že zevrubně rozumíte obchodním závazkům
a aspektům nezbytným pro realizaci, využití a řízení vašeho programu. Měli byste naplánovat, jak budete řídit více dodavatelů současně, jak tato struktura zapadá do operačního modelu organizace, a v jakých okamžicích budou tito dodavatelé součástí stejných dodavatelských týmů. To vše znamená, že musíte:

pravidelně přehodnocovat své nákupní strategie a zvažovat, kdy můžete své požadavky zjednodušit či rozdělit, a umožnit tak větší konkurenci na trhu, včetně poskytnutí šancí menším a středním firmám;
využívat mapování hodnotového řetězce ke snadnější identifikaci produktů a jejich komponent, což vám pomůže rozhodnout, zda je lepší tyto vytvořit vlastními silami,

či nakoupit, a to v závislosti na úrovni zralosti produktu;

v případech, kdy pro to existují provozní a finanční argumenty, přecházet

od rozsáhlých smluv s jediným dodavatelem na více smluv s různými dodavateli;

vědět, kde a jakým způsobem jste desagregovali větší technologické celky, na nichž stojí váš program a smlouvy na dodání těchto technologií;
zvážit, jaké schopnosti a dovednosti potřebuje vaše organizace k tomu, aby mohla „servisovat“ produkt, který zakoupíte;
používat takový obchodní model, který je vhodný pro vaše služby a vzhledem ke specifickým podmínkám vaší organizace.

Úvahy ohledně technologií

Vaše strategie nákupu musí zohledňovat takové přístupy v oblasti technologií, které podpoří budoucí využití vašeho produktu a služeb. Sem patří:

rozdělení služeb dle nejlepší praxe v oboru, včetně využití štíhlého přístupu k nákupům, přednákupního oslovení trhu a maximálně možné otevřenosti;
využívání již hotových produktů a služeb všude tam, kde je to možné – a vyvarování se jejich kustomizaci způsobem, který by vám v budoucnu zabránil provádět jejich údržbu, upgrade či odstranění;
dodržování Opatření orgánů státní a veřejné správy v oblasti ochrany životního prostředí - Greening Government Commitments ke snížení dopadu na životní prostředí způsobeného vaší organizací.

Využívejte možnosti nákupu společné pro státní správu

Vyhledávejte vhodné služby a dodavatele a vyhněte se zdlouhavým a nákladným procesům nákupu. Spolupracujte s nákupním týmem svého úřadu a snažte se pochopit, která možnost
a jaký postup je pro váš program nejvhodnější. Využívejte schválené možnosti nákupu:

Digitální tržiště pro technologie a lidi k projektům v oblasti ICT
Rámcové smlouvy na technologie od Crown Commercial Service

Řiďte se pravidly pro uzavírání smluv ve státní správě

Pro smlouvy platí, že:

hodnota nesmí přesáhnout £100 miliónů – pokud k tomu není výjimečný důvod;
musí explicitně stanovit vlastníka dat veřejné správy, včetně dat vytvořených prostřednictvím provozování služby;
musí explicitně stanovit vlastníka duševních práv, jež jsou součástí dodávky technologické služby, a to včetně softwarového kódu a obchodních pravidel, podle kterých probíhá zpracování informací mezi uživatelskými rozhraními a uloženými daty.

Dále je třeba u smluv dodržet následující pravidla:

tam, kde je to ekonomicky výhodné, musí smlouva obsahovat doložku o přerušení smlouvy do 2 let, což by vám mělo umožnit ukončit platnost smlouvy s minimálními výstupními náklady;
zajistit konkurenci pro co nejširší řadu dodavatelů díky využití smluv menšího rozsahu tam, kde jsou přínosné z hlediska získávané hodnoty;
tam, kde je to vhodné a kde takový postup zajistí maximální hodnotu za vynaložené peníze, používat fakturační modely založené na skutečném využití služby

či technologie;

snažit se o neustálé zlepšování, udržovat konkurenci na trhu a flexibilitu potřebnou

pro plnění měnících se požadavků.

Pamatujte, že:

můžete využít rámcové smlouvy „CCS technology category framework agreements“ s již předdefinovanými smluvními pravidly a podmínkami;
dodavatel nesmí poskytovat systémovou integraci, integraci služeb či služby servisního managementu současně s poskytováním služeb komponent v rámci téhož systému;
nemůžete platnost smlouvy automaticky prodlužovat, aniž by pro to existovaly polehčující okolnosti;
musíte sladit platnost trvání smlouvy s aktuálně uznávanou nejlepší praxí pro daný produkt a službu.

Související doporučení a odkazy

Moderní stát β

Technologická praxe: Definujte nákupní strategii

Moderní stát ^β